Web会議で印象UP！オンライン秘書が実践するZoomの使い方

在宅ワークをしていると、クライアントとの相談や採用面接などでZoomを活用する機会は多いですよね。直接会うのともまた違った印象を与えるので、Zoomの印象が良いと仕事のスムーズさも格段にアップします。この記事では、私自身の経験を交えながら、Zoomを最大限に活用するためのポイントをご紹介します。

準備編：第一印象を決めるポイント

1. 照明

Zoom会議では、顔の明るさが印象を左右します。私は数千円で購入したリングライトを使っています。スイッチ一つで顔がパッと明るく映え、特にクライアントとのミーティングでは欠かせません。

アドバイス：自然光を利用できる昼間なら窓際での設定もおすすめですが、安定感を求めるならリングライトが便利です。光の色合いを調節できるものもあり、自分の好みの映りに近付くことができますよ！

2. カメラ・マイク

カメラ、マイクともにパソコンに内蔵されているものも多いですよね。カメラは内蔵のもので十分ですが、マイク付きイヤホンを使うことでクリアな音声を届けられます。私はiPhone純正のイヤホンをPCに接続して使っていて、これでほとんどの会議やwebイベントをこなしています。録画を聞き直しても問題ない音質ですよ！

注意：PC内蔵のマイクは、声を発する方向にシビアな印象です。少し姿勢を変えただけで全然声が入らなかったり、思わぬところで鳴っている音をPCが拾ってしまったり…という場合があるので、外付けをおすすめします！

3. 身だしなみ

服装

Zoomでは映る範囲（上半身）を整えるだけでOK！（ただし、ふいに立ち上がったりしないようにしましょうね。笑）服装は、自分が持たれたいイメージを元に選びます。オンライン秘書であれば、信頼感を持ってもらえる清潔感のあるものがおすすめです。

髪型

髪型はさほど細かいところまで映らないの気にしなくてよい…と言いたいところですが、一つPCのカメラならではの特徴があります。それは「平面的に映ること」です。細かいところが写らない分、一生懸命アイロンで巻いたのにカメラにあまり映らず、平たく映ってノぺっとした印象になってしまうことがありました。。。

一度クライアントとの接続前に、一人でZoomを立ち上げ、映り方をチェックしておくと良いですね。
日々やっていくと、自分はこのくらいのセットをしているときが一番映りが良い！というのが分かってくるはずです。

メイク

あまり細かいところは映らないのですが、メイクをしているかしていないかというのはオンラインでもはっきりと分かります！会議風景をスクリーンショットする機会もあるのですが、すっぴんで映っている自分の姿に愕然としたことがあります。

近い距離で見られることはないので、アイシャドウの色などはあまり映りません。Zoomミーティングにおいては、眉毛とリップがポイントです！時間が無くても最低限この二つだけははっきり目にしておきましょう。

Zoomの機能で、メイクをしているように見せるエフェクトを使用することもできます。

4. 目線

画面に映る相手の顔を見ることも大切ですが、時にはカメラに目を向けることも忘れないようにしましょう。カメラを見ると、相手はばちっと目が合ったように感じます。特に、相手にしっかり聞いてほしいこと、大切なことを話す時には、少しでもカメラに目を向けるように心がけましょう。

5. Zoom背景

Zoom背景の設定はしていますか？まさか、洗濯ものとか子供のおもちゃで散らかった部屋なんかが写ったりしていませんよね…？

Zoom背景は元々Zoomに入っているものから選択することもできますし、私はあのどことも分からないお部屋の写真があまり好きではないので、シンプルな白壁の画像を背景にすることもあります。

「Zoom　背景　シンプル」などと検索すれば画像を見つけることもできますし、Canvaを使って自分好みの画像を作成したり、仕事上のアピールができる画像を作成したりすることもできます。

6. 声出し練習

意外と盲点ですが、声がこもるのを防ぐための練習も重要です。在宅ワークは家で一人になりがち。ふとオンラインミーティングをつなぐと「話せない…！」「これが出ない…！」なんてことも。

私はミーティング前に歌を一曲歌う（笑）ことがルーティン。これで声も表情もリラックスします。

マナー編：プロフェッショナルな印象を与える方法

1. 通信確認

会議前には、Wi-Fi接続や通信速度を確認しましょう。これを怠ると、いざというときに焦ることになります。

2. リアクションを意識する

オンライン会議では特にリアクションが重要です。自分が真剣に聞いているつもりでも、相手が画面越しに見た時に「怖い顔している」と思われてしまったり、あまりに微動だにしないと「聞いてくれているのかな？フリーズしてる？」ろ思われてしまったり…対面で話しているのとは違った障壁が生まれます。

話す相手に合わせることはもちろんですが、相槌や笑顔を多めに取り入れ、少し大げさにリアクションをとることが大切です。親近感を持ってもらえるよう心がけましょう。

3. ミュート・カメラの使い分け

マイクは、話していないときはミュートにして生活音やノイズを防ぐようにしましょう。ただ、「マイクはオンにして自由に発言してくださいね」「ラフな感じでたくさん話しましょう」と言われた時にも頑なにミュートにしていると「話したくないのかな？」と消極的な印象を与えかねません。臨機応変に対応しましょう。

カメラは、相手から指定が無ければできるだけONにしておくのがおすすめです。ミーティングをつないだときに当たり前のようにカメラオフになっていると、シャットアウトされているような気持になりますよね。できるだけ姿や表情を見せて、信頼できる関係を築きましょう。事情があってオフにする場合には、相手に理由や状況を伝えるようにすると良いです。